Rekrutierung und Datenschutz in der Schweiz: Was das DSG sagt

Grundprinzipien: DSG und Art. 328b OR

Art. 328b OR bestimmt, dass der Arbeitgeber Personendaten des Arbeitnehmers nur bearbeitet, wenn sie die Eignung für die Stelle betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags notwendig sind. Dieser Grundsatz gilt bereits ab der vorvertraglichen Phase.

Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) ergänzt Art. 328b OR. Verstösse können Bussen bis zu 250'000 CHF nach sich ziehen.

Nur Daten, die für die Beurteilung der beruflichen Eignung zwingend erforderlich sind, sind zulässig. Die Bearbeitung muss verhältnismässig, rechtmässig und in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen.

Zulässige Daten und Verhältnismässigkeit

Der Arbeitgeber kann Unterlagen verlangen, welche die Fähigkeit des Kandidaten belegen, die Anforderungen der Stelle zu erfüllen: Lebenslauf, Kopien von Diplomen, Arbeitszeugnisse.

Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit verbietet es, Informationen ohne direkten Bezug zur Stelle abzufragen. Für eine Kassiererstelle darf sich der Arbeitgeber nach einer Verurteilung wegen Untreue erkundigen, nicht jedoch ein systematisches Strafregisterauszug verlangen.

Der anonyme Lebenslauf (ohne Name, Alter, Geschlecht, Foto, Nationalität, Adresse) ist möglich, aber in der Schweiz noch wenig verbreitet. Das Gesetz schreibt ihn nicht vor.

Obligatorische Prüfungen bei der Rekrutierung in der Schweiz

Vorteile und Risiken des anonymen Lebenslaufs in der Schweiz

Interviewfragen und zulässige Abklärungen

Fragen zur Ausbildung, zum beruflichen Werdegang und zu den Perspektiven sind generell erlaubt. Hingegen sind Fragen zum Einkommen, zur Verschuldung, zu bestehenden Krankheiten oder zu einer laufenden Schwangerschaft nur zugelassen, wenn besondere, stellenbezogene Gründe dies rechtfertigen.

Fragen zur Herkunft, zur Gewerkschaftszugehörigkeit, zur Religion, zu politischen oder weltanschaulichen Überzeugungen sind nur dann erlaubt, wenn sie im Hinblick auf die «Ideologie» des Unternehmens zwingend erforderlich sind.

Wenn der Arbeitgeber Referenzen beim aktuellen oder früheren Arbeitgeber einholen möchte, muss er die vorherige Zustimmung des Kandidaten einholen. Die Auskünfte dürfen sich ausschliesslich auf die Arbeitsleistung und das Verhalten am Arbeitsplatz beziehen.

Die Einsichtnahme in private Profile in sozialen Netzwerken zum Zweck des Screenings ist verboten. Kandidaten dürfen auf unzulässige Fragen lügen, ohne dass dies eine Kündigung rechtfertigt.

Aufbewahrung, Löschung und Rechte der Kandidaten

Die Daten von nicht berücksichtigten Kandidaten müssen in der Regel innerhalb von 4 Monaten nach der Absage gelöscht werden.

Der Arbeitgeber muss die Bewerbungsdossiers nach dieser Frist vernichten, unabhängig davon, ob sie digital oder auf Papier vorliegen.

Gemäss dem DSG haben Kandidaten ein Recht auf Auskunft und Information über ihre bearbeiteten Daten. Der Arbeitgeber muss sie über die Bearbeitung und ihre Rechte informieren, beispielsweise mittels einer Datenschutzerklärung.

Sicherheitsmassnahmen und Verantwortung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber muss geeignete technische und organisatorische Massnahmen treffen, um die Daten der Kandidaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Nur Personen, die am Rekrutierungsprozess beteiligt sind (HR, Vorgesetzte), dürfen Zugang zu den Dossiers haben.

Wenn der Arbeitgeber externe Dienstleister (Rekrutierungsagenturen, E-Recruiting-Plattformen) beizieht, muss er vertraglich sicherstellen, dass diese die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten wahren. Die Daten dürfen im Ausland bearbeitet werden, wenn ein angemessener Schutz gewährleistet ist.

Der Nutzer bleibt für die Einhaltung des DSG verantwortlich, wenn er Daten aus einem Tool zur Verwaltung von Bewerbungen kopiert, druckt oder übermittelt.

Wichtige Schritte im DSG-konformen Rekrutierungsprozess