Neue Mitarbeitende in der Schweiz integrieren: Onboarding-Checkliste

Warum sich Investitionen in das Onboarding in der Schweiz lohnen

Ein strukturiertes Onboarding kann die Mitarbeiterbindung um 82 % steigern. In der Schweiz kann eine fehlgeschlagene Rekrutierung bis zu fünfmal das Jahresgehalt kosten.

Nur 12 % der Mitarbeitenden beurteilen ihr Onboarding als zufriedenstellend. Gut integrierte Neueinsteiger weisen eine 91-prozentige Bindung an ihre Arbeit auf, was dazu beiträgt, die frühe Fluktuation zu reduzieren.

Auswirkungen des Onboardings in der Schweiz

Vorbereitungsphase: Das Pre-Onboarding vor dem ersten Tag

☐ Halten Sie ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags den Kontakt zur künftigen Mitarbeitendenperson aufrecht, um sie zu beruhigen und einem inneren Rückzug vorzubeugen.

☐ Senden Sie praktische Informationen: Arbeitszeiten, Arbeitsort und mitzubringende Unterlagen.

☐ Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor: Computer, Telefon, personalisierte Zugänge und E-Mail-Adresse, konfigurierte Software sowie Ablageflächen und Büromaterial.

☐ Übermitteln Sie die einstellungsbezogenen Dokumente per E-Mail, damit die administrativen Schritte vor dem Arbeitsantritt vorbereitet werden können.

☐ Informieren Sie das Team über die Ankunft und erläutern Sie die Rolle sowie die Aufgaben der neuen Mitarbeitendenperson.

Pre-Onboarding: Vor dem ersten Tag

Der erste Tag: Ein sorgfältiger Empfang ohne Überlastung

☐ Begrüssen Sie die neue Mitarbeitendenperson offiziell und stellen Sie sie dem Team vor.

☐ Führen Sie eine Besichtigung der Räumlichkeiten durch und zeigen Sie wichtige Orientierungspunkte auf: Büroplan und grundlegende Regeln.

☐ Organisieren Sie ein erstes Mittagessen mit dem Team und überreichen Sie ein Willkommensheft mit Arbeitszeiten, internem Reglement, Organigramm und wichtigen Telefonnummern.

☐ Planen Sie ein reduziertes Programm, um eine Informationsüberflutung zu vermeiden und der neuen Person das Gefühl zu geben, erwartet und geschätzt zu werden.

Die 5 Schlüsselschritte eines erfolgreichen Onboardings

Die erste Woche: Verankerung der Mitarbeitendenperson in ihrer Position

☐ Organisieren Sie Vorstellungen bei wichtigen Kolleginnen und Kollegen sowie bei regelmässigen Ansprechpartnern.

☐ Übertragen Sie erste konkrete und machbare Aufgaben und klären Sie anschliessend die Erwartungen und den Zuständigkeitsbereich der Stelle.

☐ Planen Sie bedarfsgerechte Schulungen, um den Kompetenzaufbau und die Selbstständigkeit der Mitarbeitendenperson zu fördern.

Die ersten Wochen: Strukturierte Nachbetreuung bis zu zwei Monaten

☐ Planen Sie regelmässige Einzelgespräche, um den Stand der Aufgaben, Schwierigkeiten und Schulungsbedürfnisse zu besprechen.

☐ Geben Sie präzises Feedback und legen Sie kurzfristige Ziele fest.

☐ Führen Sie nach vier bis acht Wochen eine Bilanz durch, um die Erwartungen zu klären und die berufliche Entwicklung zu diskutieren.

Obligatorische Unterlagen: Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis

☐ Formalisieren Sie den Vertrag schriftlich, auch wenn er mündlich geschlossen werden kann. Halten Sie darin die Funktion, den Arbeitsort, den Bruttolohn und die Arbeitsdauer fest und verweisen Sie auf die anwendbaren GAV oder Reglemente.

☐ Bereiten Sie die AHV-Anmeldung mit dem Eintrittsdatum, der AHV-Nummer, dem Namen, dem Vornamen und dem Geburtsdatum vor. Medisuisse empfiehlt eine Anmeldung innerhalb von 30 Tagen; die AHV-Ausgleichskasse 66-1 nennt eine Frist von 30 Tagen ohne AHV-Nummer und, mit einer Nummer, spätestens bei der Lohnabrechnung Anfang des folgenden Jahres.

☐ Melden Sie jede Mitarbeitendenperson, die Anspruch auf Familienzulagen geltend macht, bei der zuständigen Familienausgleichskasse an und reichen Sie die erforderlichen Unterlagen ein.

☐ Wenn die Mitarbeitendenperson bei der Vorsorgestiftung PAT BVG versichert sein muss, melden Sie sie unverzüglich an: Die AHV- oder FAK-Anmeldung reicht nicht aus.

☐ Bei ausländischen oder grenzüberschreitend pendelnden Mitarbeitendenpersonen beantragen Sie die Arbeitsbewilligung bei der zuständigen kantonalen Behörde. Die Person darf nicht beginnen, bevor sie die Bewilligung erhalten hat, auch nicht während der Probezeit.

☐ Beachten Sie, dass die Mitarbeitendenperson gemäss Art. 330a OR jederzeit ein Zwischen- oder Endarbeitszeugnis verlangen kann. Das vollständige Zeugnis enthält die Identität der Mitarbeitendenperson und des Arbeitgebers, Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, wichtige Funktionen und markante Tätigkeiten sowie die Beurteilung der Arbeit und des Verhaltens.

☐ Stellen Sie sicher, dass das vollständige Zeugnis eine gültige Unterschrift und ein Datum trägt, sorgfältig und sprachlich korrekt ist und der Inhalt vollständig, wahrheitsgemäss und wohlwollend formuliert ist. Ein einfaches Zeugnis kann sich auf die Dauer und die Art des Arbeitsverhältnisses beschränken.

Administrative Fristen nach der Einstellung

Arbeitszeugnis: Obligatorischer und empfohlener Inhalt