Culture d'entreprise
Intégrer un nouveau collaborateur en Suisse : checklist d'onboarding
Un onboarding structuré peut augmenter la rétention des collaborateurs de 82 %. En Suisse, un recrutement raté peut coûter jusqu’à cinq fois le salaire annuel.
Pourquoi investir dans l'onboarding en Suisse ?
Un onboarding structuré peut augmenter la rétention des collaborateurs de 82 %. En Suisse, un recrutement raté peut coûter jusqu’à cinq fois le salaire annuel.
Seuls 12 % des collaborateurs jugent leur onboarding satisfaisant. Les nouveaux bien intégrés atteignent 91 % d’attachement au travail, ce qui contribue à réduire le turnover précoce.
Impact de l'onboarding en Suisse
- 82%Augmentation de la rétention
- 5Coût d'un recrutement raté
Phase préparatoire : le pré-onboarding avant le premier jour
☐ Dès la signature du contrat, maintenez le contact avec le futur collaborateur pour le rassurer et éviter son désengagement.
☐ Envoyez les informations pratiques : horaire, lieu de travail et documents à apporter.
☐ Préparez l’espace de travail : ordinateur, téléphone, accès et adresse e-mail personnalisés, logiciels configurés, rangement et fournitures de bureau.
☐ Transmettez par courriel les documents liés à l’embauche afin que les démarches administratives puissent être préparées avant l’entrée en fonction.
☐ Informez l’équipe de l’arrivée et précisez le rôle ainsi que les tâches du nouveau collaborateur.
Pré-onboarding : avant le premier jour
- Maintenir le contact après signature du contratOui
- Envoyer les informations pratiques (horaire, lieu, documents)Oui
- Préparer l'espace de travail (ordinateur, accès, fournitures)Oui
- Transmettre les documents d'embauche par e-mailOui
- Informer l'équipe de l'arrivée et du rôle du nouveau collaborateurOui
Le premier jour : un accueil soigné sans surcharge
☐ Accueillez officiellement le nouveau collaborateur et présentez-le à l’équipe.
☐ Faites visiter les locaux et indiquez les repères utiles : plan des bureaux et règles de base.
☐ Préparez un premier lunch avec l’équipe et remettez un livret d’accueil contenant les horaires, le règlement interne, l’organigramme et les numéros de téléphone importants.
☐ Prévoyez un programme allégé pour éviter la surcharge d’informations et permettre au nouveau venu de se sentir attendu et valorisé.
Les cinq étapes clés d’un onboarding réussi
- Accueil officiel et présentation à l’équipe
- Visite des locaux et repères utiles
- Premier lunch avec l’équipe + livret d’accueil
- Programme allégé pour éviter la surcharge
- Suivi régulier durant les premières semaines
La première semaine : ancrer le collaborateur dans son poste
☐ Organisez des présentations avec les collègues clés et les interlocuteurs réguliers.
☐ Confiez des premières missions concrètes et réalisables, puis clarifiez les attentes et le périmètre du poste.
☐ Prévoyez les formations adaptées aux besoins du collaborateur pour soutenir sa montée en compétences et son autonomie.
Les premières semaines : suivi structuré jusqu'à deux mois
☐ Planifiez des entretiens individuels réguliers pour faire le point sur les missions, les difficultés et les besoins de formation.
☐ Donnez des retours précis et fixez des objectifs à court terme.
☐ Organisez un bilan après quatre à huit semaines pour clarifier les attentes et discuter du développement de carrière.
Documents obligatoires : contrat de travail et certificat de travail
☐ Formalisez le contrat par écrit, même s’il peut être conclu oralement. Faites-y figurer la fonction, le lieu de travail, le salaire brut et la durée du travail, et indiquez les CCT ou règlements applicables.
☐ Préparez l’annonce AVS avec la date d’entrée, le numéro AVS, le nom, le prénom et la date de naissance. La medisuisse recommande une annonce dans les 30 jours; la caisse AVS 66-1 indique un délai de 30 jours sans numéro AVS et, avec un numéro, au plus tard lors du décompte salarial du début de l’année suivante.
☐ Annoncez à la caisse d’allocations familiales compétente tout collaborateur qui fait valoir un droit aux allocations familiales, avec les documents requis.
☐ Si le collaborateur doit être assuré auprès de la Fondation de prévoyance PAT BVG, effectuez son annonce sans délai : l’annonce AVS ou CAF ne suffit pas.
☐ Pour un collaborateur étranger ou frontalier, demandez le permis de travail à l’autorité compétente du canton. Le collaborateur ne peut pas commencer avant d’avoir reçu l’autorisation, même pendant la période d’essai.
☐ Sachez qu’en vertu de l’art. 330a CO, le collaborateur peut demander en tout temps un certificat de travail intermédiaire ou final. Le certificat complet indique l’identité du collaborateur et de l’employeur, le début et la fin des rapports de travail, les fonctions importantes et activités marquantes, ainsi que l’appréciation du travail et du comportement.
☐ Vérifiez que le certificat complet porte une signature valable et une date, qu’il est soigné et linguistiquement correct, et que son contenu est complet, véridique et formulé avec bienveillance. Un certificat limité peut se borner à la durée et à la nature des rapports de travail.
Échéances administratives après embauche
- Annonce AVS (avec numéro AVS)
- Au plus tard lors du décompte salarial du début de l’année suivante
- Annonce à la caisse d’allocations familiales
- Immédiate si droit aux allocations familiales
- Annonce à la Fondation de prévoyance PAT BVG
- Sans délai
- Demande de permis de travail (étranger/frontalier)
- Avant le début du travail
Certificat de travail : contenu obligatoire vs limité
- Certificat complet
- Identité des parties, dates, fonctions, activités marquantes, appréciation du travail et comportement
- Certificat limité
- Durée et nature des rapports de travail uniquement
