Integrare un nuovo collaboratore in Svizzera: checklist di onboarding

Perché investire nell’onboarding in Svizzera?

Un onboarding strutturato può aumentare la fidelizzazione dei collaboratori dell’82%. In Svizzera, un reclutamento fallito può costare fino a cinque volte lo stipendio annuo.

Solo il 12% dei collaboratori giudica soddisfacente il proprio onboarding. I nuovi assunti ben integrati mostrano un attaccamento al lavoro del 91%, contribuendo così a ridurre il turnover precoce.

Impatto dell’onboarding in Svizzera

Fase preparatoria: il pre-onboarding prima del primo giorno

☐ Fin dalla firma del contratto, mantenete i contatti con il futuro collaboratore per rassicurarlo ed evitare che perda interesse.

☐ Inviate le informazioni pratiche: orari, luogo di lavoro e documenti da portare.

☐ Preparate la postazione di lavoro: computer, telefono, accessi e indirizzo e-mail personalizzati, software configurati, spazio di archiviazione e materiale d’ufficio.

☐ Trasmettete via e-mail i documenti legati all’assunzione, affinché le pratiche amministrative possano essere preparate prima dell’entrata in servizio.

☐ Informate il team dell’arrivo e precisate il ruolo nonché i compiti del nuovo collaboratore.

Pre-onboarding: prima del primo giorno

Il primo giorno: un’accoglienza curata senza sovraccarico

☐ Accogliete ufficialmente il nuovo collaboratore e presentatelo al team.

☐ Fate visitare i locali e indicate i punti di riferimento utili: planimetria degli uffici e regole di base.

☐ Organizzate un primo pranzo con il team e consegnate una guida di accoglienza contenente gli orari, il regolamento interno, l’organigramma e i numeri di telefono importanti.

☐ Previste un programma leggero per evitare il sovraccarico di informazioni e permettere al neoassunto di sentirsi atteso e valorizzato.

Le 5 tappe chiave di un onboarding riuscito

La prima settimana: radicare il collaboratore nel suo posto

☐ Organizzate incontri con i colleghi chiave e gli interlocutori regolari.

☐ Affidate i primi incarichi concreti e realizzabili, chiarendo poi le aspettative e il perimetro del posto.

☐ Previste le formazioni adatte alle esigenze del collaboratore per sostenere la sua crescita professionale e la sua autonomia.

Le prime settimane: follow-up strutturato fino a due mesi

☐ Pianificate colloqui individuali regolari per fare il punto sugli incarichi, sulle difficoltà e sulle necessità formative.

☐ Fornite feedback precisi e fissate obiettivi a breve termine.

☐ Organizzate un bilancio dopo quattro-otto settimane per chiarire le aspettative e discutere dello sviluppo di carriera.

Documenti obbligatori: contratto di lavoro e certificato di lavoro

☐ Formalizzate il contratto per iscritto, anche se può essere concluso oralmente. Fatevi figurare la funzione, il luogo di lavoro, il salario lordo e la durata del lavoro, indicando i CCNL o i regolamenti applicabili.

☐ Preparate l’annuncio AVS con la data di entrata, il numero AVS, il cognome, il nome e la data di nascita. La medisuisse raccomanda un annuncio entro 30 giorni; la cassa di compensazione AVS 66-1 indica un termine di 30 giorni senza numero AVS e, con un numero, al più tardi al momento del conteggio salariale all’inizio dell’anno successivo.

☐ Annunciate alla cassa di assegni familiari competente ogni collaboratore che fa valere un diritto agli assegni familiari, fornendo i documenti richiesti.

☐ Se il collaboratore deve essere assicurato presso la Fondazione di previdenza PAT LPP, effettuate l’annuncio senza indugio: l’annuncio AVS o CAF non basta.

☐ Per un collaboratore straniero o frontaliero, chiedete il permesso di lavoro all’autorità competente del Cantone. Il collaboratore non può iniziare prima di aver ricevuto l’autorizzazione, nemmeno durante il periodo di prova.

☐ Tenete presente che, ai sensi dell’art. 330a CO, il collaboratore può richiedere in qualsiasi momento un certificato di lavoro intermedio o finale. Il certificato completo indica l’identità del collaboratore e del datore di lavoro, l’inizio e la fine del rapporto di lavoro, le funzioni importanti e le attività significative, nonché l’apprezzamento del lavoro e del comportamento.

☐ Verificate che il certificato completo rechi una firma valida e una data, che sia curato e linguisticamente corretto, e che il suo contenuto sia completo, veritiero e formulato con benevolenza. Un certificato limitato può limitarsi alla durata e alla natura del rapporto di lavoro.

Scadenze amministrative post-assunzione

Certificato di lavoro: contenuto obbligatorio e raccomandato